Alertheid geboden bij het digitaal oproepen voor vergadering VvE

Digitale communicatiemiddelen zijn een uitkomst voor het oproepen voor de vergadering van eigenaars en het toezenden van stukken aan de leden van een VvE. 

Digitaal oproepen

Uit alle modelreglementen tot splitsing in appartementsrechten volgt dat de agenda en de daarbij behorende stukken aan de leden worden toegezonden. Uitganspunt daarbij is dat verzending schriftelijk, per gewone post, plaatsvindt. Sinds een wetswijziging in 2006 is het echter ook mogelijk geworden de leden onder voorwaarden digitaal op te roepen voor de vergadering van eigenaars.

Instemming lid en bekendmaking adres

De wet stelt hierbij onder andere als voorwaarde dat het lid moet hebben ingestemd met het op deze wijze toezenden van de oproeping en dat het lid voor dit doel een e-mail adres bekend heeft gemaakt. Het bestuur moet deze instemming dus uitdrukkelijk vragen en verkrijgen. De ervaring leert dat aan dit vereiste regelmatig voorbij wordt gegaan. Dit heeft tot gevolg dat sprake is van een totstandkomingsgebrek, dat kan leiden tot vernietiging van besluiten.

Let wel, het is van belang dat een lid expliciet instemt. 

Praktische tips

Om te voorkomen dat de besluitvorming wegens dit vereiste onderuit gaat, doet de VvE er verstandig aan deze instemming (alsnog) te verzoeken. Dit kan bijvoorbeeld door op de vergadering een lijst rond te laten gaan waarop mensen kunnen aangeven dat zij hiermee instemmen en tevens voor dit doel een e-mailadres opgeven. 

Bron: Rijssenbeek Advocaten-gewijzigd